Телефон: +7(931) 001-13-18

E-mail: mail@nash-hotel.com

Время работы: Круглосуточно

Документы для отчёта по командировке – официальное подтверждение проживания в отеле

После командировки в обязанности работника входит сдача авансового отчета. Условием для его принятия в бухгалтерии должно быть наличие подтверждающих расходы документов. Это проездные билеты, чеки за проживание в отеле, квитанции за телефонные переговоры и т. п. Бухгалтер может выдать компенсацию сразу или после проверки финансовой документации. Чаще всего такой проверке подвергаются гостиничные чеки. Именно поэтому крайне важно, чтобы их могли подтвердить при запросе со стороны работодателя.

Что такое официальное подтверждение проживания в отеле

Несмотря на то, что при покупке квитанций от гостиницы, командированный служащий не проживает в отеле, его данные все равно вносят в систему. Это делается для того, чтобы официально выписать на его имя квитанцию и акт и при необходимости устно подтвердить проживание в отеле.

Когда человек обращается к администратору гостиницы с просьбой напечатать документы для отчёта по командировке за определенную плату, информацию о нем вносят в базу. После чего сотрудник гостиницы выдает на руки клиенту пакет ценных бумаг, в который входят чек, счет, акт и копия свидетельства о регистрации фирмы. При необходимости комплект содержит также прейскурант на гостиничные услуги. Получив все необходимые бланки, служащий передает их своему начальнику или напрямую бухгалтеру.

Во многих компаниях проверка документов проводится по умолчанию, в некоторых ее делают только, если сомневаются в честности подчиненного. В любом случае рисковать не стоит, поэтому важно покупать только оригинальные чеки, имеющие 100% гарантию подтверждения.

Обычно бухгалтер проверяет подлинность квитанций, просто позвонив по телефону, указанному на чеке. Администратор посмотрит данные в базе и подтвердит, что такой сотрудник действительно арендовал у них номер. Некоторые компании отправляют письменные запросы для проверки своих сотрудников. Но самый простой способ проверить новые кассовые чеки – отсканировать штрихкод через специальное приложение на смартфоне.

Дата: 2018-03-13