Телефон: +7(931) 001-13-18

E-mail: mail@nash-hotel.com

Время работы: Круглосуточно

Отчетные документы за проживание. Это что?

Практически каждая рабочая (служебная) поездка в другой город предполагает краткосрочное проживание в нем. Вариантами жилья может стать номер отеля либо съемная квартира. Чтобы у командированного сотрудника была возможность получить компенсацию понесенных в связи с арендой жилья расходов необходимо оформление и своевременная сдача в бухгалтерию гостиничных чеков, счетов. Данная отчетная документация подтверждает непосредственный факт проживания в конкретном отеле, оплату разнообразных услуг, являясь основанием для последующего возмещения денежных средств. Сотрудник, не имеющий подтверждающие документы на проживание, не сможет получить компенсационные деньги. Соответственно, не будет произведена оплата расходов на гостиницу в служебных поездках.

Что необходимо знать про гостиничные отчетные документы

Когда командированный сотрудник останавливается в отеле, в процессе оплаты номера ему требуется попросить у администратора оформить пакет документации для финансовой отчетности. В него обычно входят:

В бумагах содержатся реальные реквизиты компании, личные данные клиента. Это становится гарантией того, что работник в командировке действительно арендовал данное жилье, платил за него, а не получил отчетные документы за подобное проживание у другого постояльца данной гостиницы. Выяснить, где получить чеки из гостиницы, весьма просто.

Существует ли вариант, когда документы можно получить, не останавливаясь в отеле?

Да, такой вариант существует. В случаях, когда командированный сотрудник в отеле не останавливался, имеется несколько путей выхода из ситуации. Первый – просто сказать на работе, на жилье получилось сэкономить из-за того, что в городе, куда был командирован сотрудник, проживают его друзья либо родственники. Соответственно, он останавливался у них. Однако в таком практически никто начальству не признается. Подавляющее большинство старается воспользоваться этим шансом, чтобы немного подзаработать. Ими приобретаются в реально функционирующей гостинице необходимые квитанции с требуемой суммой и передают их в бухгалтерию. Таким образом полученная компенсация, которая выплачивается на основании предоставленных чеков, будет весьма приятным бонусом к проведенной командировке.

В случае покупки комплекта отчетных документов за проживание исключительно важно уточнять, будет ли гарантировано отелем подтверждение выданных им чеков. Когда работодатель дотошный, им обязательно будет проверена подлинность ценных бумаг, соответственно важно, чтобы у администратора имелась возможность подтвердить такое «пребывание» конкретного человека в указанный временной период в отеле. Наиболее простым способом проверки подлинности документации стали современные штрихкоды. Когда документ распечатывается при помощи онлайн-кассы, такой qr-код должен обязательно присутствовать на чеке. Проверить с ним подлинность квитанции значительно проще – достаточно только внести сведения с квитанции на портале ФНС и узнать, прошел ли этот документ проверку.

Дата: 2018-05-10