Телефон: +7(931) 001-13-18

E-mail: mail@nash-hotel.com

Время работы: Круглосуточно

Оплата расходов на гостиницу в служебных поездках

Сейчас существует возможность при поездках по делам фирмы снимать номер в различных гостиницах достаточно недорого. Однако, когда вместо одних суток приходится ночевать несколько, то итоговая сумма гостиничного чека будет весьма внушительный. Если работодатель оплачивает проживание своих сотрудников, он требует предоставления комплекта отчётной документации. Подобные документы из гостиницы должны быть реальными, содержать комплекс информации об отеле, личные данные проживающего, даты заезда/выезда. Подробнее в статье «Отчетные документы за проживание. Что это?»

В каких случаях придется оплачивать проживание самостоятельно?

Согласитесь, самостоятельная оплата расходов является неприятным последствием служебной поездки. Подобные траты будут чрезмерными даже для семьи, где доходы позволяют жить, как говорится, «на широкую ногу». Тем более непомерным будет оплата проживания в командировке для семей с невысоким доходом. Настолько крупная сумма способна катастрофически сказаться на личном и/или семейном бюджете.

Поэтому исключительно важно собирать, хранить различные отчётные документы за проживание на территории другого города. Отсутствие даже одного бланка строгой отчётности, предоставляемого гостиницей, способно привести к тому, что компания-работодатель не компенсирует траты (причём на вполне законных основаниях), понесенные работником во время служебной поездки. Аналогичная участь – оплата из своего кармана служенных расходов – постигнет, когда был утерян какой-либо из документов, формуляров или в акте выполненных работ, оформленном гостиницей, обнаружится ошибка либо опечатка в оформлении. Ведь кассовые чеки гостиницы – обязательный документ в командировке.

Как вернуть потраченные в командировке деньги?

Возникшую проблему отсутствия документов либо их неправильного заполнения решить можно двумя способами. Первый способ: связаться с отелем, объяснить администратору деликатную ситуацию и попросить восстановить уже полученные гостиничные чеки. В большинстве случаев отели идут навстречу, однако оформление документов может затянуться. Второй способ значительно быстрее и проще. Сегодня купить квитанцию о проживании в гостинице можно в различных специализированных компаниях. Подобная услуга предоставляется самими гостиницами либо организациями, которые оформляют соответствующий пакет документов от отеля, подтверждающих расходы на проживание в служебной поездке или командировке. Работающие с функционирующими гостиницами компании предоставляют реальные документы, подтверждённые QR кодами, с наличием полного комплекта реквизитов, а также с занесением «постояльца» в регистрационную гостиничную книгу, что является подтверждением проживания в ее номере. Покупка гостиничных чеков позволяет командированным сотрудникам различных организаций экономить массу времени и нервов, а также гарантированно помогает подтверждать траты, понесенные во время служебной поездки по всевозможным рабочим делам.

Дата: 2018-05-10