Потерялась квитанция об оплате гостиницы в командировке: что делать?

Утеря отчетных документов в командировке – одна из самых неприятных ситуаций, что могут случиться в деловой поездке. Что предпринять в этом случае сотруднику, чтобы не понести финансовые потери? Ведь он потратил корпоративные деньги, а отчет предоставить не может. Решить проблему безболезненно для работника вполне реально.

Восстановление утерянной квитанции за проживание

Если командированный служащий потерял гостиничный чек или бланк строгой отчетности в виде квитанции на оплату, скорее всего, его лишат права на компенсацию расходов. Хотя чаще всего таким работникам все же возмещают расходы на аренду жилья, но в минимальном размере.

Когда пропажа квитанции обнаружена еще во время поездки, есть смысл попробовать восстановить ее. Для этого нужно обратиться в гостиницу к администратору на ресепшн и описать проблему. По сведениям из книги постояльцев сотрудник отеля уточнит, действительно ли у них проживал такой человек, и только потом оформит дубликат.

Покупка квитанции от отеля

В некоторых случаях оформить повторно квитанцию на проживание не представляется возможным. А иногда сам сотрудник поздно замечает ее пропажу – когда до отъезда осталось несколько часов, возвращаться в отель «не с руки» и некого попросить оформить ценные бумаги и передать их потом в другой город.

В подобных ситуациях квитанция об оплате гостиницы может стать снова доступной тем, кто ее купит. Оригинальные отчетные документы продают только в официально работающих отелях. Заказать изготовление ценных бумаг можно онлайн, что весьма удобно для вечно занятых командированных работников. К тому же можно договориться об оперативной печати и доставке пакета курьером в оговоренное место.

Купленная квитанция ничем не отличается от той, которая потерялась и которую можно было бесплатно получить на ресепшн. И первый, и второй вариант охотно принимает бухгалтерия и в случае необходимости возмещает расходы подчиненному, если аванса не хватило.

31.01.2019