Как сделать отчётные документы за проживание

Командировка – это рабочая поездка в другой город, в ходе которой нужно решить большое количество вопросов. Сотрудник должен успеть встретиться с коллегами, партнерами или клиентами, а также оформить все необходимые отчетные документы. Квитанции и чеки подтвердят, что работник действительно пребывал в командировке и оплачивал корпоративными средствами проезд, проживание в отеле и прочие услуги и товары.

Как оформить отчетную документацию за пребывание в отеле

При заселении в отель сотрудник оплачивает свое проживание в номере наличными или банковской картой. В этом случае он может сразу же попросить администратора распечатать полный комплект документации для отчетности. В такой набор входят следующие бумаги:

  • кассовый чек;
  • гостиничный счет;
  • акт о предоставлении услуг;
  • актуальный прайс-лист;
  • копия свидетельства о регистрации фирмы;
  • справка-подтверждение проживания в отеле (по запросу).

Изготовление документов может занять некоторое время, которое клиенту предлагают провести в лобби или фойе отеля. Также гость может пройти в свой номер, а пакет с ценными бумагами забрать позже.

Но что делать тем, кто в командировке решил сэкономить на отеле и снял дешевое жилье, за которое арендодатель не может предоставить квитанцию? Как сделать отчётные документы за проживание в этом случае? И здесь есть выход. Главное – найти гостиницу, предоставляющую услугу платного изготовления квитанций. Обращаться в сомнительные фирмы не стоит, так как они продают подделки, нужно искать настоящий отель, работающий официально, то есть оформленный в налоговой службе. Только такое заведение сможет изготовить настоящие гостиничные чеки.

 При заказе документов в отеле, в котором сотрудник не проживал, он должен предоставить следующую информацию:

  • ФИО;
  • даты пребывания в гостинице (совпадают с датами поездки);
  • стоимость номера.

Когда документы будут готовы, важно проверить правильность заполнения данных. Не стоит указывать завышенную стоимость номера, иначе это вызовет подозрение у работодателя. Хотя с подтверждением оригинальных чеков обычно не возникает проблем.

12.07.2018