Какие документы выдает гостиница командировочным

Перечень документов, которые играют важную роль для каждого командированного сотрудника и без которых он не может рассчитывать на компенсацию затрат, можно получить в бухгалтерии. В обязательном порядке работник должен сохранить проездные билеты. Но помимо этого, ему нужно оформить гостиничные чеки за проживание. Что входит в этот комплект?

Из чего состоит пакет отчетных документов от гостиницы

Каждому постояльцу, который рассчитывается за проживание в отеле на ресепшн, администратор обязан выдать кассовый чек. Если в гостиничном учреждении установлена онлайн-касса, он распечатывает кассовый чек с QR-кодом. В остальных отелях клиенту выпишут другую форму бланка строгой отчетности.

Кассовый чек со штрихкодом – идеальный вариант, ведь его легко проверить на подлинность. Для этого не нужны ни специалисты, ни экспертизы, достаточно установить на телефон мобильное приложение и отсканировать код камерой.

Кроме кассового чека или квитанции, на которых указаны официальные реквизиты гостиницы и сумма оплаты, в комплект часто включают гостиничный счет по форме 3-Г. Также в него входит акт о предоставленных услугах.

Еще один важный момент в вопросе, какие документы выдает гостиница командировочным, – наличие прейскуранта номерного фонда. Его требуют не все бухгалтера, но лучше попросить включить его в пакет, чтобы потом не пришлось срочно доставать экземпляр с ценами, когда бухгалтер его потребует.

Чтобы не сомневаться в том, что отель реально работает и имеет право выписывать оригинальные чеки и счета, можно попросить администратора добавить в пакет еще один важный документ. Это копия свидетельства о регистрации гостиницы. Она подтверждает, что отель работает официально, уплачивает налоги и может изготавливать отчетные документы для своих клиентов.

Кассовый чек, счет и акт об оказанных услугах должны предоставляться бухгалтеру в оригинальном виде. Эти документы сдают вместе с авансовым отчетом в течение 3-х дней по возвращении из командировки. За успешным подтверждением следует возмещение средств работнику.

15.11.2018