Какие документы выдает гостиница за проживание

Каждый работник компании, которого могут направить в командировку, должен знать, какие документы подтверждают расходы в служебной поездке. Важно понимать, что без них бухгалтер не имеет права компенсировать затраты сотрудника, а значит, он потратит на нее свои личные средства. Чтобы этого не случилось, лучше всего еще до возможной служебной поездки выяснить, какие квитанции и счета нужно собрать для работодателя.

Отчетные документы за проживание в отеле

Направляясь в другой город по рабочим вопросам, командированный служащий должен позаботиться о своем месте пребывания. Большинство выбирает жилье, из которого будет удобно добираться до офиса. Чаще всего им является отель, в котором сдают комфортабельные гостиничные номера по приемлемой цене.

Какие документы выдает гостиница за проживание в ней командированного сотрудника? Обычно это гостиничный счет на оплату аренды номера. Счет для авансового отчета заполняется на бланке формы 3-Г и содержит следующую информацию:

  • реквизиты гостиничного комплекса;
  • название, номер, дату оформления счета;
  • информацию о постояльце с указанием даты заезда и даты выезда;
  • сведения о гостиничном номере – категория, стоимость, полная сумма к оплате;
  • подпись администратора и печать отеля.

Помимо счета, к отчету прилагается еще и кассовый чек. Его выдают после полного расчета, при этом документ является наиболее достоверным подтверждением пребывания в отеле. Счет не может предоставляться как единственный подтверждающий затраты документ, поэтому его сдают только с кассовым чеком вместе.

Чтобы убедиться, что сотрудник выбрал не самый дорогой номер в гостинице, можно попросить его приложить к отчетным документам еще и прейскурант, в котором указаны актуальные цены на проживание. Для подтверждения того, что отель работает официально, в пакет отчетной документации добавляется еще и копия свидетельства о регистрации. Комплект должен включать счет и кассовый чек с qr-кодом в оригинале.

04.10.2018