Расходы по командировке: за чей счет банкет?

Петербург – культурный и туристический центр России, и вместе с тем – город для деловых людей. Ежедневно в Санкт-Петербург приезжают тысячи командировочных, которым посчастливилось посетить туристическую «жемчужину» за счет средств работодателя.

Действительно, отправляя сотрудника в служебную командировку, руководитель фирмы обязан возместить все расходы. Требование регулируется соответствующей статьей Трудового кодекса РФ. О том, в каких случаях фирма на законных правах может отказать сотруднику в компенсации и что следует помнить, отправляясь в командировку, поговорим ниже.

Статьи расходов и основания для компенсации

 В соответствии со ст. 168 ТК РФ работодатель должен возместить сотруднику:

  • расходы по проезду – на основании билетов или чеков с АЗС;
  • расходы по аренде жилья – на основании пакета счетов и чеков;
  • расходы, обусловленные проживанием вне ПМЖ – суточные;
  • иные траты, предварительно согласованные с руководителем.

Порядок компенсации расходов, размеры суточных, предельные суммы трат регулируются локальными нормативными документами. В любом случае, основанием для получения компенсации являются подтверждающие документы, собранные командировочным за период деловой поездки.

Возмещение расходов производится по факту предоставления отчета о потраченных суммах. Отчет о расходах предоставляется в течение 3 дней после завершения командировки, если иное не указано в договоре. В пакет отчетных документов должны быть включены все чеки и счета, подтверждающие факт трат. Купили билет? Сохраните электронную копию (при использовании авиатранспорта – и посадочный талон). Пообедали в кафе? Возьмите чек. Заселились в гостиницу? Требуйте счет с печатью, кассовый чек (или бланк строгой отчетности), счет-фактуру. Все подтверждающие документы приложите к авансовому отчету, сдайте в бухгалтерию и получите положенную компенсацию.

Схема возмещения расходов выглядит идеально в теории. На практике безупречный механизм работает со сбоями. Например, что делать, если любовно собранные счета по аренде номера в отеле потерялись? Интернет по запросу «как восстановить» выдает совет – купить гостиничные чеки с подтверждением. Действительно ли покупка чеков решает проблему и насколько законно это мероприятие?

Закон и легитимные компромиссы

Покупку нелегальных счетов и чеков регулирует другая статья – уже Уголовного кодекса РФ, в соответствии с которой использование поддельных документов с целью получения прибыли приравнивается к хищению чужого имущества путем мошенничества.

Можно ли найти компромисс между личными выгодами и законом? Как поступить, если гостиничные чеки утеряны (украдены или отсутствуют по любой другой причине), а лишаться компенсации по этой статье не хочется? Купить гостиничные чеки с подтверждением в отеле, пройдя стандартную процедуру оформления с занесением в гостиничную базу. Только в этом случае можно говорить о легитимном решении вопроса.

Официального перечня отелей, оказывающих населению подобную услугу, не существует ввиду неоднозначности подобной сделки. Информацию по вопросу можно найти в интернете или договориться о «сделке» на ресепшне. Стоит ли ходить такими сложными тропами, когда поддельные чеки можно купить с рук на подъезде к городу, каждый решает сам. Риск – дело благородное, но его последствия могут больно ударить по кошельку.

05.10.2016