Памятка командированному сотруднику

Даже те, кто достаточно часто ездит в командировки, могут упустить из виду что-то важное. Памятка, созданная для таких сотрудников, поможет организовать работу в случае срочной служебной поездки.

Перед командировкой

В отделе кадров нужно подписать приказ о направлении в служебную командировку. После можно идти за авансом на расходы в бухгалтерию, где вам обязательно напомнят о необходимости оформить отчетные документы, в том числе гостиничные чеки – купить их придется в случае утери или при желании сэкономить на жилье. Наличные бухгалтер должен выдать вам лично в руки.

Во время командировки

Приехав в пункт назначения, ни в коем случае не выбрасывайте проездные документы. Они тоже понадобятся для отчетности. Даже если у вас на руках будут чеки, которые, по вашему мнению, бухгалтеру не нужны, лучше сохранить и их, а потом разобраться, будут ли компенсировать расходы по ним.

Расходы на проезд, подлежащие компенсации, включают в себя:

  • Стоимость проезда самолетом, поездом, автобусом или другим транспортным средством междугороднего сообщения;
  • Оплата услуг по предварительной продаже билетов;
  • Плата за пользование постельным бельем в поезде;
  • Стоимость проезда в общественном транспорте к аэропорту, станции, если они расположены за чертой города (такси не оплачивается).

Важно помнить, что поездки на городском общественном транспорте вы оплачиваете сами – они учитываются в суточных.

Выписываясь из отеля, не забудьте попросить администратора оформить гостиничные чеки: купить их можно, но это понадобится только тем, кто останавливался не в гостинице, а на квартире или у знакомых. Отчетные документы обязательно должны содержать графу с указанной стоимостью проживания.

В принимающей организации

В организации, в которую вы были направлены для работы, нужно придерживаться установленного в ней распорядка. Исключения могут быть лишь при предварительной договоренности с руководством.

После командировки

Прибыв на привычное место работы, нужно обязательно получить в бухгалтерии специальный бланк и оформить авансовый отчет. К нему понадобится приложить все собранные в поездке чеки и квитанции. Сдать отчет бухгалтеру нужно в течение 3 дней по возвращению из служебной поездки. Тогда же можно отдать и неизрасходованные средства, если они остались. Если же случился перерасход, после проверки отчета работник бухгалтерии обязан выдать остаток суммы вам на руки.

Будьте готовы также устно или письменно отчитаться перед руководством о проделанной работе в принимающей организации.

01.09.2017