Телефон: +7(931) 001-13-18

E-mail: mail@nash-hotel.com

Время работы: Круглосуточно

Важность отчетных документов для командировочных

Сегодня гостиничные чеки являются важной отчетной документацией, необходимой каждому работнику, который был направлен компанией в командировку. Подобный чек выдается гостиницей на основании действующего законодательства, а невыдача этого документа является серьезным нарушением. Для определенных случаев может быть достаточно одного чека, в некоторых требуется выдача нескольких документов. Большинством функционирующих отелей выдается полный пакет необходимой документации без дополнительных напоминаний, однако иногда приходится купить отчетные документы для командировочных.

Чеки, квитанции гостиниц – отчетные документы, требующиеся работникам, чтобы из собственных средств им не пришлось оплачивать проживание во время командировки. Алгоритм действия большинства компаний очень похож:

1. Сотрудника отправляют в командировку, при этом выдавая ему определенную сумму средств на поездку, за которую ему предстоит отчитаться после возвращения. Иногда возможен вариант, когда за поездку работник платит из собственного кармана, получая впоследствии компенсацию.

2. По возвращению из деловой поездки сотрудник должен предъявить бухгалтерии своего работодателя гостиничные чеки из отеля города, в который ездил. Обычно документы для подтверждения расходов в деловых поездках стандартны для всех компаний.

3. Бухгалтерия проверяет достоверность, подлинность представленных сотрудником документов, на основании чего ему выплачивают компенсацию либо списывают выделенные компанией и потраченные в командировке.

Для примера, сотрудником представлены работодателю документы, подтверждающие проживание, на сумму в 10 тысяч, а перед поездкой он получил пять тысяч. Соответственно, ему полагается пять тысяч компенсации, при условии подлинности предоставленных чеков. Таким образом, когда у прибывшего из командировки работника отсутствуют чеки на гостиницу, то получается, что в поездке он побывал за собственный счет. Очевидно, что это невыгодно.

Итак, приобретение гостиничных чеков становится необходимой, когда данные документы отсутствуют на руках. Причины подобного отсутствия могут быть различны. Например, квитанция не была выдана. Ведь часто бывает, что спешащий домой командировочный слишком быстро выехал из номера, совершенно забыв о необходимости получения счетов и документов. В такой ситуации можно вернуться, однако связанных с таким возвращением расходов никто не оплатит, да и зачастую на подобный шаг просто нет времени. Лучшим вариантом становится поиск надежной компании для покупки чека на проживание. Если же документ отсутствует, потому как не выдан по отдельному умыслу сотрудников гостиницы, то имеется возможность подать жалобу компетентным органам, потребовав возмещения убытков.

Вторая распространенная ситуация – документ утерян. Соответственно, гостиницей собственная обязанность была исполнена, просто гость-растяпа по собственной вине остался без важнейшего документа. Что можно предпринять в данном случае? Узнать, где можно приобрести соответствующий чек и заказать его.

Дата: 2018-04-05