Телефон: +7(931) 001-13-18

E-mail: mail@nash-hotel.com

Время работы: Круглосуточно

Оформление гостиничных чеков и квитанций: важные нюансы

Отправляясь в командировку в Санкт-Петербург, сотрудник предприятия должен позаботиться о сборе отчетных документов для компенсации затрат. В них входят и гостиничные чеки, которые можно сделать с помощью администратора отеля. Важно убедиться в компетентности персонала гостиницы, иначе можно получить на руки неправильно оформленный или фиктивный документ, по которому не выпишут денежное возмещение. Что нужно проверить?

Подтверждение от отеля

Оформление гостиничных чеков и квитанций не имеет смысла, если эти бумаги не смогут подтвердить. Если отчетная документация настоящая, постояльца должны внести в базу клиентов и при запросе со стороны руководства компании подтвердить проживание в отеле командированного сотрудника. В ситуации, когда гостиничный персонал не подтверждает оплату номера, работодатель имеет право поставить под сомнение подлинность сданной документации и отказаться компенсировать подчиненному указанные в бумагах расходы.

Заполнение данных

Кассовый чек, который входит в пакет финансовой документации для командированного сотрудника, получает каждый клиент отеля. Для его выдачи не нужно представлять никакие дополнительные личные документы, так как данные клиента в него не вносят. В кассовом чеке отображается информация о гостинице с реквизитами, оказанной услуге, ее стоимости и общей сумме к оплате.

Если в комплект входит гостиничный счет, его выписывают на предприятие, в котором трудится командированный служащий. Для этого ему понадобится представить данные компании: ИНН, название, адрес. Проще всего взять с собой копию свидетельства о регистрации фирмы и отдать ее администратору, который выписывает документы для отчетности.

Проверка подлинности

Проще всего проверить подлинность документации на кассовом чеке, оснащенном специальным штрихкодом. Его наличие уже повышает шансы получить на руки настоящую квитанцию. Но можно дополнительно проверить qr-код, считав его камерой телефона с помощью мобильного приложения. Если чек – подделка, программа сообщит об этом.

Дата: 2018-08-30