Что нужно знать командированным служащим об авансовом отчете

Перед отъездом в командировку сотрудник предприятия получает определенную сумму денег на предстоящие расходы. Работник должен купить билеты до пункта назначения, забронировать номер в гостинице – на что он и тратит корпоративные денежные средства. По приезду из деловой поездки работник обязан о них отчитаться. Для этого придется составить авансовый отчет.

Когда может не понадобиться авансовый отчет

Авансовый отчет – главный документ, подтверждающий затраты командированного служащего и свидетельствующий о рабочей поездке. Есть ситуации, при которых подобную отчетность составлять необязательно:

  • если во время командировки работник тратил только личные деньги. Затраты на деловые визиты в другие города должна возмещать компания. Фирма делает это на основании документов, подтверждающих расходы и предоставленных сотрудником. Если человек сам отказался от заполнения отчета и финансовой компенсации, обязывать его нет нужды;
  • если перед командировкой служащий не получал аванс. В этой ситуации он может подавать заявку на возмещение расходов в любой форме. Бланк для отчета, утвержденный на предприятии, используют не всегда – это не считается нарушением;
  • если затраты на поездку несет индивидуальный предприниматель. Нет смысла оформлять отчетность такого образца на самого себя.

Как выглядит авансовый отчет и что в него входит

Отчет о затратах в командировке можно условно поделить на четыре части:

  • основная. В ней нужно указать суммы, которые сотрудник потратил на деловую поездку;
  • часть для подтверждения проверки бланка бухгалтером. Тут должны быть зафиксированы размер суточных и итоговая расчетная сумма;
  • список подтверждающих расходы документов. Возле каждого наименования нужно написать его номер, дату выдачи, тип услуги/товара. После списка документов приехавший из командировки служащий должен поставить свою подпись;
  • приложения. К авансовому отчету в обязательном порядке нужно прикрепить оригиналы чеков, квитанций и счетов, которые отражают понесенные в командировке затраты.

24.05.2018